Аутсорсинг в образовании плюсы и минусы. Преимущества аутсорсинга бухгалтерии

14 Июн

Здравствуйте! В этой статье расскажем об аутсорсинге и его видах.

Сегодня вы узнаете:

1. Что понимается под термином «аутсорсинг» и когда он нужен;
2. Какие виды аутсорсинга существуют;
3. Плюсы и минусы аутсорсинга;
4. Как правильно выбрать аутсорсинговую фирму.

Понятие «аутсорсинг» и в каких ситуациях он нужен

Термин «аутсорсинг» пришел к нам из английского языка. Если говорить простыми словами, под аутсорсингом понимают процесс, когда технику, рабочую силу или ресурсы со стороны используют для своих целей.

Руководство любой компании стремится к тому, чтобы деятельность организации во всех сферах осуществлялась на высоком качественном уровне. К сожалению, этого не всегда удается добиться. Держать в каждом отделе по несколько специалистов высокой квалификации могут позволить себе не многие.

В такой ситуации проще воспользоваться помощью сторонней компании или конкретного специалиста.

Это можно сделать и когда:

• Ваша компания небольшого размера и содержать различные дополнительные службы финансового тяжело;
• Содержать сотрудников в штате выходит дороже, чем оплачивать услуги аутсорсинговой компании.

Поэтому сотрудничать с компанией со стороны – перспектива довольно заманчивая. Вы сможете просто отдать часть работы специальной фирме, в том случае, если вас устраивает профессиональный уровень специалистов, работающих в ней.

Какой бывает аутсорсинг

Самыми популярными и пользующимися спросом у предпринимателей являются следующие виды.

Бухгалтерский аутсорсинг.

Бывает так, что для небольшой компании содержать целый бухгалтерский отдел накладно. А ведь помимо выплаты необходимо установить специализированное ПО, отслеживать изменения в законодательстве и так далее.

В этом случае проще и дешевле обратиться в специальную компанию, специалисты которой возьмут решение части вопросов на себя.

IT аутсорсинг.

В штате небольших предприятий редко присутствуют профессиональные программисты. Чаще всего на работу принимают специалистов, которые обладают минимальным набором специальных навыков.

А вот если нужно выполнить работы, связанные с программированием, предпочитают обращаться за помощью в аутсорсинговую фирму.

Юридический аутсорсинг.

Это болезненная точка практически любого предприятия.

Нанять специалиста высокой квалификации могут не все, к тому же юристов-универсалов, одинаково хорошо разбирающихся во всех отраслях права, просто не бывает.

Если же работу юристов отдать аутсорсерам, можно получить грамотное и квалифицированное обслуживание.

Аутсорсинг кадров.

Кадровую работу в организациях часто ведут секретари, бухгалтера и юристы. Уровень работы при таком распределении обязанностей оставляет желать лучшего. В данной ситуации – аутсорсинг отличный выход.

Аутсорсинг продаж.

Высококвалифицированные менеджеры по продажам ценятся буквально на вес золота. Их ищут и готовы платить хорошие деньги, но проблема в том, что заполучить такого специалиста непросто.

А вот в специализированных фирмах они есть. Поэтому можно заключить договор и снять с повестки дня такую проблему.

Аутсорсинг труда.

Крупные предприятия в своем штате организовывают отдельную службу для выполнения этой функции.

Мелкие же компании бывает и вообще не знают о таком понятии, но незнание закона не освобождает от ответственности.

Поэтому отдайте эту работу в руки специалистов и вам не придется даже вникать в то, как работает непонятное подразделение.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Атусорсинг – популярная услуга. Казалось бы, ее использование приносит компании только пользу. Но, как и в любом другом виде деятельности, в этом есть и плюсы и минусы. О них сейчас и поговорим.

Плюсы:

Самый главный плюс для многих владельцев – экономия средств и времени. Действительно, иногда оплата за услуги специализированной компании меньше, чем оплата труда штатного специалиста.

Уверенность в качественном выполнении работы.

Так как компания специализируется на конкретном виде деятельности, то у сотрудников имеется серьезный опыт. А нанимать нового работника – большой риск, так как он может оказаться некомпетентным.

С аутсорсинговой компанией в любое время можно расторгнуть договор.

В суд фирма не обратится, никакую компенсацию выплачивать не нужно. гораздо сложнее.

Повышается эффективность работы.

Все усилия будут направлены на профильную деятельность вашей компании.

Экономия нервов.

Можно сказать, что это вообще для многих ключевой фактор. Трудовые споры будут исключены, не придется оплачивать , нервничать из-за отсутствия важного сотрудника.

Минусы:

Главный из них состоит в том, что задача может быть выполнена неправильно. Это зависит от того, насколько четко вы сформулируете задачу, а также от того, насколько правильно ее поймет специалист аутсорсинговой компании.

Бывает и так, что правильное понимание достигнуто не было, а это уже проблема.

Нарушение конфиденциальности.

Информация подобного рода может быть разглашена, если у сотрудников аутсорсинговой фирмы имеется доступ к важной документации.

Отсутствие законодательной базы.

Так как четкая правовая регламентация вопросов, связанных с аутсорсингом, практически отсутствует, в результате чего возникают споры, которые можно решить только в судебном порядке.

В следующей части нашего разговора предлагаем рассмотреть подробно не только виды аутсорсинга, но и руководство по применению таких услуг в .

Юридический аутсорсинг

Без профессионального юридического сопровождения вести дела сложно. Но ситуация складывается так, что юристов, предлагающих свои услуги, много, но вот квалифицированных специалистов среди них мало.

Поэтому поговорим о том, как не ошибиться при выборе специалиста, чтобы не бояться за качество выполняемой работы.

Итак, для начала разберемся с терминологией.

Юридическим аутсорсингом называют процесс передачи юридического сопровождения компании специализированной фирме. Компания-аутсорсер занимается обслуживанием в сфере трудового и налогового права. Также ее специалисты при необходимости могут представлять ваши интересы в суде.

При всех плюсах у такого сотрудничества есть уязвимые места и одно из них – это нарушение конфиденциальности, о чем мы говорили чуть ранее.

Если у вас довольно крупная компания, то можете принять на работу и штатного юриста и заключить договор с фирмой-аутсорсером.

Специалист, который находится в штате, будет заниматься текущими вопросами, а аутсорсинговая компания решением вопросов, которые требуют более высокого уровня квалификации.

Для сотрудничества есть несколько вариантов, вам нужно выбрать тот, который максимально подойдет именно для вашего бизнеса:

• Вы можете взаимодействовать с аутсорсером посредством консультаций. Кстати, это самый простой вариант для сотрудничества. Если понадобится произвести экспертизу документации, это вполне возможно в удаленном режиме;
• Также консультации могут осуществляться в вашем офисе. Это будет стоить дороже, но и сотрудничество при таком варианте более эффективное. В момент заключения договора с компанией вы можете заранее прописать график, согласно которому специалисты будут выезжать к вам для решения вопросов;
• Одним из вариантов также является представительство интересов вашей фирмы в контролирующих инстанциях. Вообще, если вы заключаете стандартный договор, то такой пункт там не предусмотрен, но его можно внести в качестве дополнительного, если представитель фирмы-аутсорсера на это согласен.

Тариф на оплату в данном случае будет корректироваться в зависимости от индивидуальных потребностей клиента.

Переход на аутсорсинг юридических услуг

Для успешного и эффективного сотрудничества нужно пройти несколько этапов. Вот о них сейчас и поговорим.

Шаг 1. Принимаем решение о переходе.

Чтобы решение было верным, нужно тщательно проанализировать деятельность своей компании, рассмотреть все плюсы и недостатки такого сотрудничества, а главное, решить, какова цель этого перехода.

Как только определитесь с целями, можете определять, какие услуги вам будут нужны и сколько они стоят.

Шаг 2. Ищем аутсорсинговую фирму.

Ориентируйтесь на те компании, которые соответствуют вашим требованиям. В частности обязательно обращайте внимание на то, сколько компания действует и какая у нее репутация, ознакомьтесь с отзывами о ней.

Как только в вашем перечне останется около 5 претендентов, можете начинать переговорный процесс. Обсуждайте каждую деталь, не стесняйтесь задавать вопросы, если что-то непонятно.

Шаг 3. Подписываем договор.

После анализа всех собранных данных, решите, с какой компанией подписать договор о сотрудничестве.

Тщательно проработайте все условия договора и прочтите каждую строку, прежде чем его подписать.

Шаг 4. Контролируйте исполнителей.

По итогам каждого отчетного периода специалисты должны предоставить вам отчетность.

Вы можете запросить у специалистов:

• Анализ их деятельности для сравнения с данными, которые были запланированы;
• Анализ функционирования всей вашей компании в целом;
• Промежуточный анализ за конкретный период времени.

Если в процессе сотрудничества возникают проблемы, причина может быть как в неправильном планировании, так и в том, что исполнитель выполняет свои обязанности недобросовестно.

Для этого и нужен контроль. А в каких рамках он будет осуществляться, решайте сами.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Бухучет можно назвать жуткой головной болью руководителей всех уровней. Законодательство постоянно меняется, бухгалтера увольняются или допускают ошибки в отчетности. А самому разобраться в этих бумагах порой нереально.

В такой ситуации есть выход – передать ведение бухучета сторонней организации. Ее специалисты будут нести ответственность за правильность и достоверность отчетности, а от вас будет требоваться только подпись.

Итак, для чего же переходить на аутсорсинг бухгалтерских услуг:

• Чтобы снизить различные риски или предотвратить полное закрытие компании;
• Чтобы уменьшить число сотрудников в штате;
• Чтобы повысить гибкость вашего бизнеса;
• Снизить уровень расходов и так далее.

Понятно, что этот список далеко не полный, каждая компания дополнит его именно своими целями. Далее, рассмотрим плюсы и минусы бухгалтерского аутсорсинга.

Плюсы:

• Снижаются затраты на содержание бухгалтерского отдела;
• Отсутствует человеческий фактор: больничные листы, отпуска и т. д.;
• Аутсорсинговые компании предлагают услуги специалистов с большим опытом.

Минусы:

• Сложно контролировать работу специалистов, так как часто она ведется дистанционно;
• Специалисты со стороны могут не полностью разобраться в тонкостях работы именно вашей организации;
• Сотрудничество будет эффективным, только если заключен договор с надежной компанией.

Функции бухгалтерского аутсорсинга.

Функционал аутсорсера разнообразен. Мы рассмотрим основные функции.

1. Работа с первичной документацией . Включает в себя подготовку документов, нужных для того, чтобы оформить отчетность. А так как правильность оформления первичных документов проверяет ФНС, специалисты аутсорсинговой фирмы приведут ее в порядок.
2. Перевод бухучета в автоматический режим . Финансовая деятельность любого предприятия связана с большим количеством документации. И чтобы поддерживать ее в порядке, автоматизация необходима.
3. Создание регистров бухучета . Они нужны, чтобы систематизировать данные из первичных документов.
4. Оформление и сдача отчетности в ФНС . Для успешной сдачи должны быть строго соблюдены не только сроки сдачи, но и формы заполнения документации. Специалисты-аутсорсеры оформят все в должном виде.

Как перейти на бухгалтерский аутсорсинг

Для начала нужно проанализировать, как обстоят дела в компании. Определитесь, целесообразно ли обращение к аутсорсерам.

Бывает так, что проблема связана не с персоналом, а с неправильной организацией рабочего процесса.

Если анализ проведен и он показал, что заключить договор со сторонней компанией гораздо выгоднее, переходите к следующему шагу: выбору подходящей компании.

Подходите к выбору тщательно, так как от специалистов будет зависеть многое.

При выборе обратите внимание на некоторые факторы:

• Насколько известна компания;
• Насколько грамотно составлен договор;
• Будут ли специалисты представлять ваши интересы в ФНС;
• Насколько гибкой является система оплаты услуг;
• Существует ли тестовый период.

На этапе составления договора тщательно прописывайте все условия, а главное, избегайте формулировок, которые могут трактоваться двояко. Это позволит вам обезопасить себя и свою компанию от различных неприятных ситуаций.

Кроме всего, что мы уже перечислили, вам предстоит выстроить взаимодействие с аутсорсером, а также организовать контроль за его действиями.

Компании, предлагающие бухгалтерский аутсорсинг

Мое дело.

Основа работы компании – современные технологии. Данный сервис предлагает полный комплекс услуг: от ведения документов до сдачи отчетов в контролирующие органы.

Тарифов предлагается несколько, на ваш выбор. Также действует мобильное приложение, благодаря которому вы сможете оперативно проверить состояние дел компании.

Перейти на сайт компании .

Аутсорсинг ВЭД

Данный вид аутсорсинга является новым явлением в России.

Аббревиатура «ВЭД» означает «внешнеэкономическая деятельность».

Аутсорсинг в данном случае помогает осуществлять деятельность тем компаниям, которые взаимодействуют с экономикой других государств.

К данному виду услуг чаще всего прибегают фирмы небольшого размера, которым просто не выгодно держать в штате сотрудников, так как объемы операций небольшие.

Безусловно, вас волнует вопрос стоимости услуг. Сразу отметим, что на нее прямо оказывают влияние несколько факторов.

Остановимся на них подробнее:

1. Уровень сложности работ, которые нужно выполнить при импорте товаров. Главная сложность здесь – оформлять таможенные декларации, а также оформление документации для налоговой. Поэтому дешевле будет воспользоваться услугами специалистов в данной отрасли.
2. Стоимость товара, который вы импортируете.
3. Как часто вы осуществляете поставки.

Стоит отметить один важный момент: аутсорсер, который обладает отличной репутацией и дорожит ею, не станет завышать цену на свои услуги. Если вы заключили долгосрочный контракт, цену для вас могут и снизить.

Переход на аутсорсинг ВЭД

Процесс перехода не отличается от перехода в других видах деятельности.

Поэтому отразим его кратко:

1. Осуществите аналитику деятельности своей компании;
2. Выберите компанию-подрядчика;
3. Согласуйте все условия в договоре;
4. Подпишите договор;
5. Внесите предоплату;
6. Передайте функции ведения ВЭД аутсорсеру.

Кадровый аутсорсинг

Суть этого понятия заключается в том, что вы передаете сторонней компании функции кадровой службы в вашей организации.

Кому это нужно? Прежде всего руководителям небольших организаций, для которых содержать кадровую службу очень накладно финансово.

По большому счету, заключив договор с аутсорсинговой компанией, вы получаете кадровую службу, работающую удаленно.

Функции кадрового аутсорсинга

Полный перечень достаточно объемен, поэтому мы поговорим только об основных.

1. Разработка инструкций для персонала.

Для этого нужно постоянно следить за изменениями в законодательстве, а времени на это у руководителя вряд ли хватит. Поэтому смело отдавайте эту работу на выполнение аутсорсерам.

2. Осуществление приема и увольнения работников.

Если аутсорсер обладает высокой компетентностью, то в процессе он обратит внимание на такие нюансы, которым вы достаточного влияния не уделите. Просто у него есть на это большое количество времени.

А при увольнении вообще нужно тщательно соблюдать законодательство, чтобы избежать проблем.

3. Разработка правил внутреннего распорядка.

Если у вас нет необходимых знаний для составления этого документа, то тогда проще заключить договор с аутсорсинговой фирмой.

4. Ведение трудовых книжек.

Казалось бы, простая работа. Но она требует повышенной внимательности и знания норм трудового законодательства.

От того, насколько правильно заполнена трудовая, во многом зависит не только стаж, но и пенсия работника.

5. Разработка штатного расписания.

Аутсорсинг, направленный на конкретный покупательский сегмент.

Вы можете отдать на аутсорсинг ту сферу продаж, в которой ряд специфических факторов имеет огромное значение для всего процесса. Это может быть климат или культурные нюансы в регионе ведения вашего бизнеса.

Этапы перехода на аутсорсинг продаж

Вся процедура состоит из нескольких этапов. Кратко охарактеризуем каждый.

1. Анализируем деятельность своей организации . Это делается для того, чтобы понять, есть ли смысл отдавать продажи на аутсорсинг.
2. Выбирайте аутсорсера . О критериях выбора компании мы уже говорили сегодня. Ориентируйтесь не только на стоимость услуг, но и на деловую репутацию компании.
3. Подписываем контракт . Учитывайте то, что он должен быть максимально прозрачным и не содержащим двойственных формулировок.
4. Контролируем работу специалиста . Контроль должен быть в разумных пределах, но его наличие обязательно.
5. Оплачиваем результат . Вы должны оплатить только тот результат, который прописан в контракте.

Аутсорсинг охраны труда

Если в вашей компании трудится более пятидесяти человек, то должна обязательно функционировать служба охраны труда. Либо такие полномочия могут быть переданы специалистам со стороны.

Если же у вас работает менее 50 человек, вы все равно обязаны назначить ответственного за охрану труда либо заниматься этим лично.

В таких ситуациях выгоднее обращаться к аутсорсерам, чтобы компании.

Часто руководители компаний вообще игнорируют работы по охране труда. Это чревато негативными последствиями, от таких решений они же сами и страдают. А стоило всего лишь воспользоваться услугой аутсорсинга.

Факторы, от которых зависит стоимость услуги:

• Численность сотрудников в вашей компании;
• От вида деятельности, которую вы ведете;
• От специфики производственных процессов.

Аутсорсинг в логистике

Его суть заключается в том, что логистические процессы передаются третьей стороне. Этой стороной может быть одна выбранная вами фирма, а, может быть, и несколько.

Благодаря этой услуге уменьшаются расходы вашей компании.

Причины популярности логистического аутсорсинга.

Часто руководство компании приходит к выводу, что просто не может наладить бизнес-процесс в сфере . Это может произойти по разным причинам.

При этом часть фирм начинает огромные суммы на то, чтобы содержать штат необходимых специалистов, другие же предпочитают заключить договор с аутсорсером.

Как классифицируются операторы.

В логистической сфере применяются специфические термины, поэтому стоит рассмотреть классификатор операторов:

• 1PL – владелец груза все операции выполняет сам;
• 2PL – стандартный набор услуг по управлению складированием и транспортировкой грузов;
• 3PL – стандартный набор дополняется несколькими функциями: обработкой грузов, перегрузкой и так далее;
• 4PL – включает в себя управление и контроль за всеми логистическими процессами в вашей компании;
• 5PL – высший уровень классификации, включает в себя всех процессов.

Как выбрать оператора.

Прежде всего, ориентируйтесь на эффективность работы, а не на ценовые предложения.

Вторым критерием является быстрота выполнения операций. Хотя здесь тоже есть нюансы, например, нельзя точно ответить на вопрос: если приемка товара занимает 3 часа – это мало или много?

Ведь все зависит от нескольких факторов: если поступает крупногабаритный груз, который четко размещен, это одна ситуация, а если машина загружена внавал – другая.

Поэтому эффективность логистических операторов рассматривайте, основываясь на потребностях именно вашей компании, а затем уже делайте выбор.

Аутсорсинг в сфере IT

Компьютер сейчас – предмет, необходимый во всех сферах деятельности. Но не всегда сотрудники могут разобраться с некоторыми тонкостями.

Если вы часто слышите фразы:»Вчера этот значок был на месте» или «Я вообще ничего не делал, оно само исчезло» – стоит обратиться за помощью к специалистам в этой сфере.

Итак, какие услуги включает в себя IT аутсорсинг:

• Контроль за всеми компьютерами в вашей компании;
• Решение возникших с техникой проблем;
• Профилактические работы;
• Разработку оптимальных решений возникающих вопросов.

Виды аутсорсинга IT

Поговорим о самых распространенных видах.

Обслуживание компьютеров.

Эта услуга пользуется спросом у абсолютного большинства клиентов. Сотрудники компаний пользуются компьютерной техникой на разном уровне, а вот если говорить о техническом отношении, то уровень только любительский.

Поэтому гораздо эффективнее и надежнее будет передать сложное оборудование на обслуживание аутсорсерам.

Работы по обслуживанию сервера.

Если у вас есть базы данных, значит и сервер вам нужен. А он требует к себе особого отношения. Поэтому в этой части доверьтесь профессионалам.

Работы по проектировке и монтажу сетей.

Не обременяйте этим персонал, так как направление очень специфическое. Проще составить техническое задание и заключить договор с профессионалами своего дела.

Услуги по администрированию сайта.

У любой компании сейчас есть . Ведь бизнес развивается, что-то меняется. Поэтому всю необходимую информацию для клиентов проще разместить на этой страничке.

Но согласитесь, что кто-то должен заниматься обновлением сайта. Если у вас есть сотрудник с элементарными навыками веб-программирования, то сложностей не будет. Но если такого специалиста нет, отдайте эту часть работы на аутсорсинг.

Переходим на IT аутсорсинг

Рассмотрим основные шаги.

Шаг 1. Определитесь с формой аутсорсинга.

Итак, решите, что вы хотели бы отдать на аутсорсинг. Можете проконсультироваться по этому вопросу со специалистами компаний-партнеров, а также ознакомиться с ценовой политикой.

Шаг 2. Выбираем компанию-партнера.

Руководствуйтесь территориальным принципом деятельности фирмы, а также долгосрочностью соглашений.

Шаг 3. Разработайте условия договора.

Оговаривайте пункты об оплате, все процессы, которыми будут руководить специалисты со стороны, все ситуации, которые можно предусмотреть.

Шаг 4. Подписываем контракт.

Ставите свою подпись, печать и контролируете выполнение договора.

Шаг 5. Контролируем процессы.

• Регулярно проверяйте отчеты о работе, которая была проделана;
• Участвуйте в обсуждении промежуточных результатов;
• Наладьте связь между персоналом вашей компании и аутсорсером;
• Выявите все ошибки.

Выбираем компанию-аутсорсера: на что ориентироваться при выборе

Если выбор будет сделан неудачно, проблем не избежать. И минимум, чем вам грозит принятие неверного решения – недопониманием между вами и специалистом со стороны. Максимум – сбоями в работе вашей компании.

Как сделать выбор правильно, подскажем мы:

1. Обратите внимание на стаж работы компании . У новичков часто низкие цены, но и качество услуг соответствующее. Если же компания действует уже несколько лет, это говорит о наличии опыта в различных ситуациях.
2. Займитесь изучением сайта компании . Сайт является лицом фирмы. Обратите внимание, насколько он информативен и понятен. Также солидные компании обычно размещают на своем сайте калькуляторы услуг и формы для обратной связи с клиентами.
3. Ознакомьтесь со списком партнеров компании . Обычно его размещают на сайте. Если в нем есть известные в вашем городе или регионе фирмы, это большой плюс.
4. Почитайте отзывы клиентов . Конечно, полностью на них полагаться не стоит, но для составления общего впечатления они подойдут.

Как не совершить ошибки при переходе на аутсорсинг: простые рекомендации

Понятно, что учесть все просто невозможно. Предлагаем рассмотреть несколько самых часто встречающихся ошибок.

1. Сокращение штата раньше времени.

Распространенная ошибка руководителя. Переход на аутсорсинг и принятие нового формата работы должно быть постепенным. Если перемены произойдут резко, это плохо отразится на качестве работ.

Поэтому не торопитесь сокращать штат, возможно, некоторые сотрудники вам понадобятся и при новом формате деятельности.

2. Отсутствие четких сроков.

Сроки выполнения работ должны быть строго оговорены. И не важно о чем идет речь: о сдаче отчетности, или настройке компьютерных сетей.

3. В договоре не прописана степень ответственности каждой из сторон.

Чтобы сотрудничать эффективно, этот пункт нужно обязательно обозначить. Это сделает процесс продуктивным изначально.

4. Не просчитаны плюсы и минусы перехода.

Это очень важный момент. Нужно тщательно проанализировать всю деятельность своей компании, прежде чем принимать решение о переходе.

Если ваша цель – только сократить расходы, то от аутсорсинга лучше отказаться.

Риски при переходе на аутсорсинг

Несмотря на то что аутсорсинг обладает несомненными плюсами, есть и определенные риски при переходе на него.

О некоторых из них мы говорили сегодня. Это и нарушение конфиденциальности, и вообще утечка информации, не предназначенной для посторонних лиц. Но, кроме этого, есть и другие. О них и поговорим.

Низкое качество услуг.

Аутсорсинг – достаточно новое для нашей страны явление. Поэтому риски получить убытки у заказчика велики, ведь у него не всегда есть возможность оценить профессионализм исполнителя.

Аутсорсер может изобразить из себя просто гения, а на практике показывать результат, которого мог достигнуть и студент ВУЗа.

Поэтому сначала лучше заключить , а уже потом говорить о длительном контракте.

Возникновение зависимости от сторонних исполнителей.

В аутсорсинге нужно чувствовать границы. Есть риск увлечься им так, что вы попадете в полную зависимость от аутсорсера.

Не стоит забывать и о том, что он может разориться и процесс, который казался отлаженным непременно даст сбой. Придется искать другого исполнителя, а это не только трата времени, но и денег.

Заключение

Уважаемые читатели! Сегодня мы рассказали вам о том, что такое аутсорсинг в различных сферах деятельности, кому и зачем он может быть нужен. Надеемся, что эта статья принесет вам не только теоретическую, но и практическую пользу.

Современный аутсорсинг является прекрасным способом сокращения издержек производства, причем при наличии у компании высокого специализированного профиля есть возможность передачи остальным компаниям большого количества бизнес-процессов.

Сегодня являются известными:
Аутсорсинг протекающих бизнес-процессов, являющийся самым распространенным.
ИТ-аутсорсинг.
Аутсорсинг на производстве.

Преимущества аутсорсинга

Основным преимуществом аутсорсинга считается возможность занятия определенным видом деятельности без существенных затрат, не имеющих связи с профилем. Это расходы на персонал, оплата аренды рабочих помещений, а также приобретение техники. Основой бизнеса в настоящее время является именно специализация. Например, бухгалтерская фирма может заняться ведением налогового учета и подготовкой отчетности и это будет выполнено более быстро и достаточно качественно.

Кроме основных функций на аутсорсинг могут быть переданы различные производственные этапы. К примеру, в настоящее время в нефтяных компаниях не проводится самостоятельный ремонт и техническое обслуживание действующих скважин, эта работа выполняется специализированными посторонними организациями.

В некоторых случаях такие крупнейшие корпорации действуют неверно, создавая отдельное подразделение для выполнения конкретного поручения. Проблема в том, что при этом происходит не снижение, а возрастание расходов, ведь такое подразделение занимается обслуживанием только головной фирмы, не выходя при этом на соответствующий рынок оказания профильных услуг.

Самым известным примером аутсорсинга на каком-либо производстве является изготовление бытовой техники и различной электроники в азиатских странах. В главных офисах осуществляется только проверка продукции на качество, а также процесс сборки сложных электронных приборов.

Главными плюсами аутсорсинга являются:
уделение внимания деятельности, которая приносит прибыль;
сокращение затрат, включая найм и качественное переобучение специалистов;
перераспределение рабочего времени сотрудников, которые ранее занимались выполнением различных второстепенных обязанностей, а также появление возможности значительного сокращения рабочего штата;
отсутствие степени ответственности за плохое ведение документооборота и оформление отчетности. С этого момента ответственность ложится на аутсорсера.

Недостатки аутсорсинга.
Связываясь с современным аутсорсингом, действующая компания может как понизить, так и повысить затраты. При этом если аутсорсер является единственным участником рынка требуемых услуг, то есть риск наступления следующих результатов: аутсорсер может заявить об изменении условий заключенного контракта для собственной пользы либо он полностью разорится, при этом оставив компанию без обеспечения рабочих функций. При этом выходом из сложившегося положения является только тщательный выбор партнера из множества преуспевающих конкурентов.

Главными отборочными критериями могут являться:
надежность действующей компании;
объем услуг за определенную сумму;
проведение адекватной оценки цены пакета необходимых услуг.

Другие возникающие сложности при составлении аутсорсингового контракта имеют тесную связь с передачей необходимой информации партнеру, что приводит к возникновению у работников компании ряда обязанностей, на определенный период времени понижающих эффективность их деятельности по основному рабочему профилю. В этом случае важно не только определить задачу аутсорсера, но и по возможности подробно изучить схему внутреннего взаимодействия фирмы, при этом начиная с основных рабочих действий сотрудников и затем заканчивая передачей важной информации.

Большое количество трудностей появляется при осуществлении перехода от одной действующей аутсорсинговой компании к другой или при переводе одного из сотрудников на работу к другому. Частая передача рабочей конфиденциальной информации часто приводит к разглашению некоторых профессиональных тайн и секретов, поэтому необходимо сразу найти такого аутсорсера, который подойдет по всем требуемым параметрам.

Среда современного бизнеса характеризуется следующими факторами:

ѕ Ускорение происходящих в ней изменений

ѕ Изменение позиций потребителя

ѕ Возрастание конкуренции за ресурсы

ѕ Интернационализацией бизнеса

ѕ Дальнейшее развитие научно-технического прогресса

ѕ Развитием информационных сетей.

Современный бизнес сложно представить без аутсорсинга, в силу следующих причин:

1. Большинство современных компаний стремиться к использованию всех достижений современной науки, техники и технологии, чтобы выпускать качественную и конкурентоспособную продукцию, отвечающую всем потребностям покупателей.

2. Современные технологии, как правило, находятся в руках специалистов, которые предоставляют необходимые услуги компаниям-аутсорсерам с выгодой для себя и клиента. Это удобна для обеих сторон, так как каждая компания может сосредоточить собственные ресурсы на развитие своих сильных сторон и перспективных направлений деятельности.

Аутсорсинг позволяет полностью пересмотреть подходы к бизнес системе и управлению этой системой для повышения ее эффективности и достижению конкурентных преимуществ. Построение взаимовыгодных отношений в рамках аутсорсинга лежит в системе долгосрочного стратегического планирования и опирается на современные методы анализа качественного и количественного анализа рынка.

В новых экономических условиях эксперты отмечают два основных тренда на рынке аутсорсинга. Во-первых, повышается интерес к этому виду деятельности в рамках оптимизации затрат. Во-вторых, аутсорсеры вынуждены снижать цены на свои услуги, что приводит к изменению уровня сервиса. Участники рынка отмечают, что сегодня для клиентов важна гибкость аутсорсеров и возможность подстраиваться под сокращающиеся бюджеты.

Наибольшую выгоду от аутсорсинга получают крупные предприятия.

Аутсорсинг -- это экономия различных средств. Возможность снижения стоимости услуг по сравнению с затратами содержание собственной структуры (экономия рабочего места, увеличение затрат -- уменьшение налогов). Возможность сфокусировать усилия на процессах, которые непосредственно приносят прибыль компании. Снижение косвенных затрат.

Аутсорсинг -- это экономия затрат на обучение (получаем готовых «узких специалистов без вложений). А так же добавим сюда отсутствие необходимости увеличивать штат компании за счет непрофильного бизнес-процесса. Аутсорсинг позволяет руководству компании и ключевым сотрудникам целиком сосредоточиться на профильном бизнесе, уделяя ему все внимание. При аутсорсинге происходит перераспределение ресурсов организации, ранее задействованных во второстепенных функциях и направлениях.

Аутсорсинг гарантирует постоянную безотказную работа (нет понятия отпусков и больничных).

Аутсорсинг -- серьезная экономия времени (есть возможность купить готовые решения, инфраструктуры).

Аутсорсинг подразумевает большую прозрачность (оценивается не процесс, а результат в готовом виде). Смена поставщика (аутсорсера) проще, чем смена персонала. При аутсорсинге компания существенно снижает свои риски (разделяя их с аутсорсером).

Аутсорсинг «ведет» за собой повышение качества (профессионалы в своем деле, опыт аналогичных проектов).

Помимо очевидных преимуществ, аутсорсинг несет и некоторые риски:

Риск 1: отсутствие опыта работы с аутсорсингом у Заказчика с одной стороны, и декларируемый опыт у Исполнителя-аутсорсера -- с другой. Избежать

данной ситуации можно путем «точечных» испытаний, рекомендаций, пробных этапов взаимодействия.

Риск 2: отсутствие стандартов и методологии влечет за собой сложность измерения результата и качества. Избежать подобного можно путем дробления контракта по результату, требованием измеримых стандартов.

Риск 3: отсутствие организационной вовлеченности. Избежать можно путем перекладки ответственности за процесс на сторону Исполнителя.

Риск 4: ожидание невероятного результата

Риск 5: провал внедрения проекта (учет потенциальных и неочевидных потребностей предприятия). Избежать можно заранее подготовив компанию к внедрению.

Риск 6: потеря критических знаний для бизнеса внутри компании (утечка конфиденциальной информации).

Риск 7: неопытность в процедурах соответствия. Компании необходим контролер процесса предоставления услуг, который будет оценивать эффективность работы и привязку аутсорсинговых услуг к общей бизнес-стратегии.

Риск 8: недостаток эффективного проектного управления.

Риск 9: возможное снижение производительности труда собственного персонала (потеря мотивации, оценка изменений как негативных).

Риск 10: возможность расторжения контракта с аутсорсером (банкротство аутсорсера, возврат функций вовнутрь бизнеса). Необходимо предусмотреть возможность отчуждения, документированной системы или возврата собственности.

Риск 11: внеплановые временные затраты -- успех во взаимодействии (активное участие заказчика: функции постановщика задач, мониторинг и приемка работ, внедрение.)

Риск 12: налоговые риски. Повышенные риски и интерес к договорам услуг и сложность подтверждения экономической выгоды Дворцевая В. «Плюсы и минусы аутсорсинга. Риски сторон» - журнал «Управление персоналом», № 8, 2012 http://www.top-personal.ru

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Преимущества	Недостатки
Возможность концентрировать свои ресурсы на основном бизнесе	Утечка коммерческой информации
Возможность привлекать лучших специалистов для организации того или иного процесса с максимальной эффективностью	Уровень профессионализма сотрудников аутсорсингового предприятия может оказаться недостаточным для выполнения работ или оказания услуг на должном уровне
Экономия на налогах и на зарплате	Снижение качества информации при недобросовестности аутсорсера
Увеличение качества получаемых продуктов или услуг	Большая текучесть персонала
Улучшает инновационные возможности предприятия за счет взаимодействия и партнерства с поставщиками мирового уровня, имеющими большой интеллектуальный потенциал и богатый инновационный опыт	В случае неожиданного отказа от услуг провайдера или его банкротства компания столкнется с необходимостью срочно искать новых партнеров и заново вводить их в дела организации, или же ей придется начать самостоятельно выполнять функции, ранее бывшие на аутсорсинге
Обеспечивает большую гибкость предприятия в случае внезапного изменения рыночной ситуации или потребительских предпочтений	Наличие рисков нарушения сохранности имущества, безопасности и утечки сведений конфиденциального характера в результате предоставления нерегулируемого доступа к документам, данным и материальным ценностям
Ускоряет приобретение ресурсов и навыков	Увеличение времени решения проблем в аварийных ситуациях
Возможность снизать затраты на собственный персонал	Потеря контроля над собственными ресурсами
Снижение стоимости реализации бизнес процессов	Аутсорсинг может ограничивать управленческую гибкость
Снижение рисков	Утечка конфиденциальной информации

Передача в аутсорсинг части функций компании стратегически целесообразна, если:

1) независимые партнеры выполнят их лучше и дешевле;

2) этот вид деятельности не является конкурентно значимым и его передача в аутсорсинг не угрожает ключевой компетенции, возможностям и ноу-хау компании;

3) это снижает риск, связанный с изменениями технологии и/или покупательских предпочтений;

4) это повышает организационную гибкость и оперативность принятия решений, сокращает время разработки и выведения на рынок новых товаров, снижает издержки на координацию;

5) это позволяет компании сосредоточиться на основном бизнесе.

В. Дворцевая, генеральный директор ГК «ВИЗАВИ Консалт»

В условиях все усиливающейся конкуренции развитие бизнеса зависит от эффективного управления активами, в том числе путем максимальной концентрации ресурсов на профильной деятельности организации. Однако как правило, любая организация «отягощена» непрофильными, но не менее важными для ее функционирования службами: IT, Бухгалтерия, Юридический отдел и т.д. Как не распыляться на все, и, в то же время, успешно существовать и развиваться? Ответ: с помощью выведения непрофильных бизнес-функций на аутсорсинг (от английского «outsourcing» - дословно - использование чужих ресурсов).

Популярность аутсорсинга растет и прочно укореняется в сознании мирового бизнес-сообщества. Но, как известно, у медали две стороны. Давайте оценим достоинства аутсорсинга, принимая во внимание его возможные ловушки.

Итак, что мы относим к преимуществам аутсорсинга?

Аутсорсинг - это экономия различных средств. Возможность снижения стоимости услуг по сравнению с затратами содержание собственной структуры (экономия рабочего места, увеличение затрат - уменьшение налогов). Возможность сфокусировать усилия на процессах, которые непосредственно приносят прибыль компании. Снижение косвенных затрат.
Аутсорсинг - это экономия затрат на обучение (получаем готовых «узких специалистов без вложений). А так же добавим сюда отсутствие необходимости увеличивать штат компании за счет непрофильного бизнес-процесса. Аутсорсинг позволяет руководству компании и ключевым сотрудникам целиком сосредоточиться на профильном бизнесе, уделяя ему все внимание. При аутсорсинге происходит перераспределение ресурсов организации, ранее задействованных во второстепенных функциях и направлениях.

Аутсорсинг гарантирует постоянную безотказную работа (нет понятия отпусков и больничных).

Аутсорсинг - серьезная экономия времени (есть возможность купить готовые решения, инфраструктуры).

Аутсорсинг подразумевает большую прозрачность (оценивается не процесс, а результат в готовом виде). Смена поставщика (аутсорсера) проще, чем смена персонала. При аутсорсинге компания существенно снижает свои риски (разделяя их с аутсорсером).

Аутсорсинг «ведет» за собой повышение качества (профессионалы в своем деле, опыт аналогичных проектов).

В то же время, помимо очевидных преимуществ, аутсорсинг несет в себе ряд «ловушек», рисков.

Риск 1: отсутствие опыта работы с аутсорсингом у Заказчика с одной стороны, и декларируемый опыт у Исполнителя-аутсорсера - с другой. Избежать
данной ситуации можно путем «точечных» испытаний, рекомендаций, пробных этапов взаимодействия.

Риск 2: отсутствие стандартов и методологии влечет за собой сложность измерения результата и качества. Избежать подобного можно путем дробления контракта по результату, требованием измеримых стандартов.

Риск 3: отсутствие организационной вовлеченности. Избежать можно путем перекладки ответственности за процесс на сторону Исполнителя.

Риск 4: ожидание невероятного результата

Риск 5: провал внедрения проекта (учет потенциальных и неочевидных потребностей предприятия). Избежать можно заранее подготовив компанию к внедрению.

Риск 6: потеря критических знаний для бизнеса внутри компании (утечка конфиденциальной информации).

Риск 7: неопытность в процедурах соответствия.

Компании необходим контролер процесса предоставления услуг, который будет оценивать эффективность работы и привязку аутсорсинговых услуг к общей бизнес-стратегии.

Риск 8: недостаток эффективного проектного управления.

Риск 9: возможное снижение производительности труда собственного персонала (потеря мотивации, оценка изменений как негативных).

Риск 10: возможность расторжения контракта с аутсорсером (банкротство аутсорсера, возврат функций вовнутрь бизнеса). Необходимо предусмотреть возможность отчуждения, документированной системы или возврата собственности.

Риск 11: внеплановые временные затраты - успех во взаимодействии (активное участие заказчика: функции постановщика задач, мониторинг и приемка работ, внедрение.)

Риск 12: налоговые риски. Повышенные риски и интерес к договорам услуг и сложность подтверждения экономической выгоды.

Однако помимо «ловушек» аутсорсинга для Заказчиков, есть «ловушки» и для Исполнителей, т.е. самих аутсорсеров:

1. Договор аутсорсинга заключается обычно на длительный период, а это значит, что существует опасность будущих издержек и рисков, т.к. возможен вариант кабальной зависимости от заказчика, работая длительный период без прибыли, а порой и с убытками.

2. Реорганизация им процессов оказания услуг предприятия может побудить его руководство досрочно завершить контракт и снова передать функции обслуживания переданных бизнес-функций внутреннему подразделению, но уже в соответствии с новыми процессами.

3. Ожидание невероятного результата.

4. Изменение потребности (осознания возможностей) в процессе исполнения Договора.

5. Изменение кредитоспособности Заказчика при запланированных ресурсах и непродаваемом уникальном продукте.

10 Мая, 2012

10.05.2012. Навигатор ювелирной торговли №5 (114) 2012.

Аутсорсинг – это серьезный инструмент управления организацией,способный максимально усилить ваши конкурентные преимущества. Ведь использование данного вида услуг позволяет руководству сосредоточиться на основном виде деятельности, повысить эффективность своего бизнеса, не отвлекаясь на функции, которые не относятся к его специализации. Можно сказать, что для современной компании – это стратегия развития, а не просто один из видов партнерского взаимодействия.

В той или иной степени к услугам аутсорсинга прибегают свыше 2/3 компаний мира.

В России эта цифра на порядок ниже, однако и у нас многие компании имеют опыт использования аутсорсинга либо планируют его в будущем. Как сделать это более эффективно и свести риски к минимуму – мы расскажем в сегодняшней статье.

Цели и задачи

Слово «аутсорсинг» происходит от английских out – «вне» и source – «источник». При аутсорсинге организация передает часть своих неключевых функций внешним исполнителям – аутсорсерам.

Рассказывает Алексей Кучеренко, компания AntiLab Konzept:

«Основное назначение аутсорсинга – привлечение стороннего персонала других компаний для выполнения определенного круга задач внутри компании, осуществление которых силами собственных штатных работников нерентабельно ввиду различных причин, таких как:

1. выраженная сезонность или плавающий график возникновения таких задач;
2. высокая заработная плата необходимых специалистов на рынке труда;
3. особенности внутренней структуры компании, предусматривающие создание временных подразделений для выполнения конкретного проекта;
4. отсутствие возможности создания необходимого собственного подразделения по финансовым причинам или в силу ограничений штатного расписания.

Один из главных принципов использования аутсорсинга звучит так: «Оставляю себе только то, что могу делать лучше других, передаю внешнему исполнителю то, что он делает лучше меня и других». Получается, что главная цель передачи части функций компании-субподрядчику (аутсорсеру) – освободить ресурсы и сконцентрировать усилия для выполнения деятельности, связанной с конкурентным преимуществом компании».

При грамотном подходе аутсорсинг является хорошим инструментом повышения эффективности бизнеса. «Во многих источниках и бизнес-литературе аутсорсинг позиционируется как инструмент, позволяющий существенно снизить издержки и повысить качество работы предприятия, – утверждает Сергей Бучин, генеральный директор Intercomp Global Services Россия и СНГ. – На практике аутсорсинг дает компании прежде всего возможность сосредоточить свое время и человеческие ресурсы на основном виде деятельности, отдав рутинные функции сторонним компаниям. Также использование аутсорсинговых решений помогает компаниям быть более мобильными и конкурентоспособными».

Плюсы и минусы

Популярность аутсорсинга, несомненно, имеет свои причины. Прежде всего грамотный аутсорсинг позволяет оптимизировать работу компании, сконцентрировавшись на основных бизнес-процессах и не отвлекаясь на вспомогательные. Другим немаловажным положительным плюсом является гибкость и грамотное управление рисками.

Рассказывает Сергей Бучин: «К бесспорным достоинствам аутсорсинга можно отнести: оптимизацию затрат и повышение качества реализации функции; возможность компании сфокусироваться на основном виде деятельности; возможность пользоваться передовыми решениями без значительных дополнительных затрат; минимизацию рисков. Ведь компания-аутсорсер полностью отвечает за качество реализуемой функции и в случае форс-мажора компенсирует последствия возможных ошибок».

По мнению Алексея Кучеренко, основные достоинства аутсорсинга определяются рядом следующих факторов:

1. Более низкая сравнительная стоимость специалистов аутсорсинга для компании-заказчика по сравнению с зарплатами штатных сотрудников.
2. Обеспечение непрерывности рабочего процесса за счет возможности замены заболевшего или ушедшего в отпуск специалиста аутсорсинга на равноценного сотрудника без необходимости введения его в курс текущих дел и дополнительного инструктажа.
3. Снижение нагрузки на офисные и хозяйственные службы, увеличение свободной площади помещений за счет снижения количества штатных сотрудников.
4. Возможность формирования проектно-ориентированных групп и подразделений на временной основе, без зачисления в штат.
5. Широкий профиль специалистов аутсорсинга, а также возможность привлекать весь возможный спектр сотрудников компании-аутсорсера для решения критически важных и ограниченных по времени задач.

У аутсорсинга есть и минусы. Одна из главных угроз связана с недобросовестными аутсорсерами. Так, услуги некоторых фирм отличаются плохим качеством, связанным с отсутствием у сотрудников требуемой квалификации. Бывают случаи утечки данных или их намеренной кражи.

Основные слабые стороны аутсорсинга перечисляет Алексей Кучеренко:

1. Частичная потеря контроля над выполнением поставленных задач и отсутствие прямого подчинения специалистов аутсорсинга штатным сотрудникам компании.
2. Возможность раскрытия внештатными специалистами производственной и коммерческой тайны компании-заказчика.
3. Лоббирование компанией-аутсорсером своих поставщиков сопутствующих товаров и услуг на невыгодных для компании-клиента условиях.

Однако Алексей Кучеренко уверен: «Вышеуказанные недостатки легко нивелируются за счет составления грамотного договора на услуги аутсорсинга, назначения ответственного лица из числа сотрудников для контроля и постановки задач специалистам аутсорсинга и проверки предлагаемых тарифов и смет на соответствие среднерыночным расценкам».

Виды работ

На аутсорсинг можно отдавать практически любые виды работ, не имеющих отношения к основной деятельности фирмы. В настоящее время объектами аутсорсинга являются различного рода услуги – от образовательных и консалтинговых до материальных. В последнее время наметилась тенденция на передачу в аутсорсинг транспортных и производственных видов услуг, а также работ, требующих наличия специфичных знаний и дорогостоящего наукоемкого оборудования. В то же время есть сферы деятельности компании, традиционно отдаваемые на аутсорсинг, например IT и бухгалтерия.

Сергей Бучин, генеральный директор Intercomp Global Services Россия и СНГ:

«Все риски аутсорсинга связаны прежде всего с ошибками в понимании самого процесса. Аутсорсинг – это не просто передача функций сторонним провайдерам по принципу «отдал и забыл». Для того чтобы аутсорсинг принес бизнесу заказчика преимущества, обе компании должны постоянно поддерживать связь и коммуникацию между собой, выстраивать партнерские отношения».

«Во всем мире, и Россия не исключение, аутсорсинг получил наибольшее распространение в IT-сфере, – отмечает Сергей Бучин. – Популярностью пользуются и такие услуги, как охрана, кейтеринг, ведение бухгалтерии, рекрутмент, ведение кадровых документов. Отдельно можно выделить аутсорсинг функций по расчету заработной платы , которым в последнее время интересуются все большее число компаний».

Определяя процесс для аутсорсинга, нужно руководствоваться здравым смыслом. «Сейчас можно передать на аутсорсинг большинство процессов, но это не должно становиться самоцелью», – отмечает Сергей Бучин. По его мнению, на аутсорсинг имеет смысл передавать три группы процессов:

1. Процессы, не являющиеся ключевыми, но требующие высокой квалификации и наличия экспертизы. Например – функция главного бухгалтера, налоговое консультирование, подготовка и сдача годовой бухгалтерской и налоговой отчетности.
2. Процессы, состоящие из большого числа повторяющихся задач, рутинные процессы. Примерами данной категории процессов могут служить расчет заработной платы, ведение дебиторской задолженности и счетов к получению, кадровое администрирование.
3. Процессы, требующие специальных знаний, но не относящиеся к ключевым. Например – регистрация юридического лица, получение разрешения на работу, поиск и подбор персонала.

«Для ювелирных сетей наиболее оптимальными решениями является аутсорсинг расчета заработной платы, который позволяет корректно и в срок рассчитывать зарплату сотрудникам всех филиалов, – делится опытом Сергей Бучин. – Как правило, это получается дешевле и проще, чем организовывать расчет своими силами. Также популярностью пользуются решения по ведению кассы, обработке авансовых отчетов и проведению инвентаризации».

В 1998 году начался бум Рунета – российского сегмента интернета, который привел к появлению не только тысяч сайтов, но и огромного рынка услуг по их созданию, поддержке и продвижению. Сложные проекты выполнялись усилиями штатных программистов и специализированных компаний, а небольшие заказы на разработку web-сайтов обеспечили безбедную юность сотням студентов, лучшие из которых основали впоследствии собственные студии web-дизайна.

К началу третьего тысячелетия стабильная экономическая ситуация в России способство вала появлению новых услуг на рынке аутсорсинга. Основными из них стали IT-аутсорсинг, кадровый аутсорсинг и аутсорсинг бухгалтерии. Первыми предложенными на рынке функциями IT-аутсорсинга стали техническое обслуживание офисной техники и системное администрирование. Впоследствии этот список дополнили аутсорсинг IT-инфракструктуры, управление приложениями и аутсорсинг IT- специалистов.

IT-аутстаффинг являлся частным случаем кадрового аутсорсинга (аутстаффинга), которым в России занимались в основном западные кадровые агентства. В большинстве случаев к аутстаффингу прибегали для создания проектной команды на относительно небольшие сроки. Это позволяло сократить расходы на поиск персонала, что было особенно актуально для найма временных сотрудников.

Аутсорсинг бухгалтерии вызывал наибольшие опасения среди собственников и менеджеров российских предприятий, но по мере того, как все больше представительств западных компаний отдавали свою бухгалтерию сторонним организациям, некоторые российские компании также сделали свой выбор в пользу аутсорсинга. Стоимость аутсорсинга бухгалтерии была пропорциональна количеству обрабатываемых документов, поэтому позволяла многим небольшим компаниям обойтись без штатного бухгалтера».

Анализ выгоды

Перед тем как принять решение о начале работы с аутсорсером, нужно четко проанализировать ситуацию с точки зрения выгодности и необходимости этого шага. Как считает Сергей Бучин, аутсорсинг подходит любой компании: не только коммерческим организациям, но и госучреждениям, и некоммерческим предприятиям.

В первую очередь, по мнению Алексея Кучеренко, аутсорсинг становится выгодным в следующих случаях:

1. Когда суммарные выплаты по договору аутсорсинга не превышают среднюю по рынку труда компенсацию для специалистов в этой области.
2. Когда необходима интеграция в структурное подразделение. Для некоторых типов специалистов обязательной является интеграция в структурное подразделение, в отсутствие которого эффективность труда сотрудника значительно снижается. В случае аутсорсинга все необходимые подразделения уже созданы в штате компании-аутсорсера и компания-клиент не нуждается в дублировании этих структур. К примеру, специалист IT-аутсорсинга является частью подразделения компании-аутсорсера, в которое входит IT-директор, линейные инженеры, программисты, монтажники СКС и другой необходимый персонал.
3. Аутсорсинг также выгоден компаниям с большим штатом сотрудников. Привлечение сторонних специалистов аутсорсинга, проводящих большую часть рабочего времени вне офиса компании-заказчика, позволяет помимо прочего существенно снизить нагрузку на офисные и хозяйственные службы.

Анализ необходимости аутсорсинга, по мнению Алексея Кучеренко, нужно начинать с глубокого анализа деятельности сотрудников или подразделений, чьи функции компания планирует передать внешним специалистам: «При этом необходимо учесть все расходы по содержанию данных сотрудников или подразделений, оценить критичность решаемого круга задач для компании и бизнес-процессов внутри нее, учесть нагрузку и весь спектр вопросов, решаемых специалистами этих подразделений».

Рассказывает Сергей Бучин: «На аутсорсинг имеет смысл передавать повторяющиеся рутинные бизнес-процессы. Часто при сравнении себестоимости реализации той или иной функции внутри компании и коммерческого предложения компании-аутсорсера руководство не принимает во внимание большое количество косвенных затрат, которые несет компания, когда сама реализует функцию. Для корректного сравнения нужно принимать в расчет не только заработную плату своих сотрудников и налоговые отчисления, но и много других статей расходов таких как: предоставление работникам соцпакетов и аренда офисных площадей, оборудование и автоматизацию рабочих мест, IT-поддержку, обучение и повышение квалификации персонала, уплату штрафов при наложении санкций и так далее.

При корректном экономическом расчете и правильной организации дальнейшей работы с провайдером экономия от передачи на аутсорсинг непрофильных бизнес-процессов может достичь 30%».

Факторы успеха

Минимизировать риски при передаче бизнес-процессов на аутсорсинг можно путем соблюдения нескольких несложных условий.

1. Вовлеченность заказчика

Заказчик не просто имеет право, а должен принимать непосредственное участие в формировании команды проекта, передаваемого на аутсорсинг. От этого во многом зависит эффективность достижения целей проекта. Логично, если ответственным за координацию всех действий станет штатный менеджер компании-заказчика.

Говорит Алексей Кучеренко: «Наличие в штате компании уполномоченного лица, ответственного за контроль над специалистами аутсорсинга, – один из важных факторов успеха.

Данное лицо должно не только уметь выполнять административные и контрольные функции, но и иметь четкое представление о тех бизнес-процессах, которые предаются в руки специалистов аутсорсинга».

2. Ясность договорных отношений

Основным документом, регулирующим отношения заказчика и исполнителя аутсорсинговой деятельности, является договор, в котором четко прописываются все параметры аутсорсинга.

«Работа с внештатными сотрудниками регулируется путем заключения договора с компанией-аутсорсером, в данном договоре и приложениях к нему оговариваются все детали сотрудничества, в том числе круг служебных обязанностей сотрудника, выполняемые им работы и оказываемые услуги, а также степень ответственности сотрудника за принятые им решения», – объясняет Алексей Кучеренко.

«Четкость договорных отношений между заказчиком и аутсорсинг-провайдером – один из залогов дальнейшего успешного сотрудничества, – уверен Сергей Бучин. – Формализация всех требований компании-заказчика, четкость разделения обязанностей и определения ответственности заказчика и провайдера, закрепленные на уровне договора, позволяют исключить какие-либо разногласия между компанией-заказчиком и аутсорсинг-провайдером.

Распространенной практикой является заключение соглашения об уровне обслуживания (SLA, Service Level Agreement), в котором закрепляются обязательные нормативы по срокам выполнения всех работ, формату передаваемых данных, действующие процедуры, ответственные лица, а также санкции за невыполнение условий соглашения».

3. Постановка задач и обмен информацией

На начальном этапе сотрудничества главное – это правильная постановка задач. Чем больше аутсорсинговая компания будет знать о компании-заказчике, ее целях и проблемах, тем более эффективное решение будет предложено. Размытая постановка задачи – верный путь к взаимному неудовлетворению. В дальнейшем в процессе сотрудничества залогом успешной работы является регулярный обмен информацией и совместное обсуждение возникающих проблем.

4. Контроль

Этап контроля является одним из важнейших при работе с любыми внешними поставщиками. Помните, что, передав на аутсорсинг часть бизнес-процессов, вы ни в коем случае не должны снимать с себя ответственность за конечный результат. Только в случае действительно грамотного контроля исполнения договора можно добиться эффективности. Так, компания-исполнитель обязана регулярно подавать отчеты о ходе выполненных работ. Воз можны и другие механизмы контроля, которые вы можете разработать совместно с компанией-аутсорсером и отразить в договоре.

5. Неразглашение информации

При использовании аутсорсинга часто возникает проблема обеспечения безопасности бизнеса. Именно поэтому одним из обязательных условий при заключении аутсорсингового контракта является определение конфиденциальности информации, и в случае необходимости подписывается дополнительное соглашение о неразглашении. Чтобы свести этот риск к минимуму, специалисты советуют четко прописывать эти вопросы в договорах: привлечь к ответственности компанию-аутсорсера значительно легче, чем рядового сотрудника, а степень риска при обоих вариантах практически одинакова. В то же время помните, что исполнитель заинтересован в формировании своей положительной репутации, поэтому скорее всего будет надежно хранить вашу коммерческую тайну.

Рассказывает Алексей Кучеренко: «Многие компании, по роду деятельности имеющие большие объемы конфиденциальной информации и документов с грифом «для служебного пользования», не приемлют аутсорсинг ввиду боязни раскрытия этих данных компаниям конкурентам. Данные страхи не имеют под собой основания, так как мера ответственности штатного работника как физического лица несравнима с мерой ответственности специалиста аутсорсинга, являющегося представителем юридического лица. Как показывает практика, чаще всего раскрывают конкурентам секреты компании именно штатные работники в силу различных причин, таких как личная обида на действия руководства или финансовый подкуп со стороны конкурентов. Случаев раскрытия конфиденциальной информации компаниями-аутсорсерами на сегодняшний день не зафиксировано. Данный факт в первую очередь объясняется тем, что потеря деловой репутации компании, допустившей такое раскрытие, ведет к ее неминуемой ликвидации».

Выбор партнера

Предварительный анализ деятельности компании-аутсорсера – один из основных факторов успешности вашего аутсорсингового проекта. «Первым делом вам нужно провести сбор данных о репутации компании на рынке и интервьюирование ее сотрудников, выступающих в качестве специалистов аутсорсинга, на предмет профессиональной подготовки, соответствие личных и деловых качеств», – советует Алексей Кучеренко.

В целом же – необходимо выделить критерии, по которым будет осуществляться выбор компании-аутсорсера. Понятно, что в каждом конкретном случае перечень будет свой, но ряд общих критериев выделить можно:

• Стоимость выполнения функции аутсорсером.
• Достаточная специализация и опыт для реализации вашего проекта компанией-аутсорсером.
• Успешность предыдущих аутсорсинговых проектов компании.
• Наличие достаточного числа специалистов для принятия функции на аутсорсинг.
• Открытость компании для коммуникации с заказчиками.